Airtable là một nền tảng low-code giúp người dùng xây dựng quy trình làm việc (process), luồng công việc (workflow) hoặc quản lý cơ sở dữ liệu một cách đơn giản và linh hoạt. Về bản chất, Airtable là cơ sở dữ liệu (database) nhưng có giao diện người dùng là Excel. Thêm vào đó, Airtable cho phép kết nối các bảng dữ liệu với nhau để tối ưu hóa quy trình hàng ngày. Vì vậy, bất kỳ ai từng sử dụng Excel đều dễ dàng thích ứng với giải pháp của Airtable nhanh chóng mà không gặp nhiều khó khăn.

Airtable được xem như một công cụ low-code mạnh mẽ trong lưu trữ, quản lý, thao tác và tích hợp dữ liệu. Airtable phù hợp với phần đông người dùng không có background kỹ thuật hay thành thạo các thao tác phức tạp của phân tích dữ liệu, cũng như được trang bị nhiều tính năng tùy chỉnh, thiết kế nhằm khiến việc tương tác với dữ liệu được đơn giản và trực quan hóa nhất có thể.

Người dùng thường sử dụng Airtable để lưu trữ data với số lượng bản ghi (records) vừa phải (số lượng bản ghi dữ liệu tối đa lưu trữ được trên Airtable là 500.000), có thể tương tác trực tiếp dễ dàng, trực quan hóa và tích hợp với các nền tảng khác.

Những câu hỏi thường được người dùng đặt ra là:

• Khi so sánh với các cơ sở dữ liệu truyền thống khác, mức độ hiệu quả, tối ưu của Airtable đến đâu?
• Và liệu có đủ “mạnh mẽ” để đáp ứng nhu cầu sử dụng của dân chuyên ngành hay không?
• Đâu là USP – điểm độc nhất của Airtable cũng như những giới hạn có thể gặp phải khi sử dụng nền tảng này?

Câu trả lời xuất phát từ mục đích sử dụng chính của database là lưu trữ và thao tác với dữ liệu, từ đó đi đến 1 số tiêu chí đánh giá như:

• Lưu trữ: số lượng bản ghi tối đa, khả năng tác động đến database (restore history của dữ liệu…)…
• Thao tác:
  • Trực tiếp: giao diện interface, khả năng thao tác – query complexity;
  • Gián tiếp: khả năng tích hợp với các nền tảng khác;
• Cũng như 1 số tiêu chí khác: Bảo mật, Khả năng đồng tương tác (collaborate) trên database với người khác…

Lợi thế nổi bật của Airtable

USP của Airtable nằm ở sự thân thiện với người dùng không có background kỹ thuật và sự tùy chỉnh theo đặc điểm và yêu cầu công việc của từng tập người dùng.

• Thao tác đơn giản: Airtable thao tác đơn giản và trực quan. Giao diện để người dùng được thiếu kế để dễ dàng tương tác và chỉnh sửa. Cơ sở dữ liệu truyền thống như MySQL yêu cầu người dùng phải biết các thao tác kỹ thuật (technical) như query để sắp xếp data, Airtable thì không.
• Khả năng tích hợp và tương tác với các ứng dụng/ nền tảng khác linh hoạt: Với cơ sở dữ liệu tạo trên Excel, người dùng phải import (nhập) file lên web-app nếu muốn tích hợp. Trong trường hợp có điều chỉnh, người dùng phải chỉnh sửa offline trên máy tính rồi đẩy lại file lên nền tảng tích hợp. Trái lại, bản chất Airtable là cơ sở dữ liệu có giao diện Excel nên cho phép chỉnh sửa ngay tức thì;
• Hỗ trợ trực quan hóa (visualize): Airtable cung cấp các tính năng hỗ trợ visualize dữ liệu, điển hình là Interface Designer. Interface Designer là một tính năng low-code, gồm các hoạt động kéo và thả để tạo giao diện tương tác cho cơ sở dữ liệu sẵn có của người dùng. Interface Designer giúp trực quan hóa dữ liệu, đơn giản hóa quy trình làm việc và điều chỉnh thông tin cho phù hợp với các đối tượng khác nhau trong các tổ chức.

Điểm hạn chế của Airtable

• Với tập người dùng có kinh nghiệm về data và code: Airtable không có khả năng lưu trữ được cơ sở dữ liệu với số bản ghi cực lớn (big data). Airtable giới hạn số lượng tối đa bản ghi dữ liệu có thể lưu trữ trên 1 base là 250,000 đơn vị. Hơn thế, mỗi table (bảng) cũng bị giới hạn số lượng tối đa là 100.000 đơn vị bản ghi; attachment space (dung lượng các tệp đính kèm) cũng giới hạn ở mức 1000GB/ base.

• Với các doanh nghiệp có cơ sở dữ liệu lớn tích lũy qua thời gian (accumulative), rõ ràng Airtable không phải là một giải pháp hiệu quả và lâu dài. Cả hai thao tác quan trọng nhất khi tương tác dữ liệu là query và join đều bị Airtable giới hạn theo cài đặt mặc định. Người dùng cũng không thể tự viết query để thu được kết quả như ý muốn.
• Với tập người dùng thiếu kinh nghiệm xử lý dữ liệu hay lập trình:
  • Airtable có hỗ trợ tính năng Formula liên quan đến hàm, phép toán logic và văn bản trên các trường thông tin cho phép người dùng tham chiếu tới các trường thông tin cũ và tiếp tục tạo dữ liệu trên trường thông tin mới. Tuy nhiên, cũng giống với Excel, việc tận dụng Formula đòi hỏi người dùng phải biết cách sử dụng và kết hợp nhiều hàm phức tạp – 1 trở ngại không nhỏ với người dùng không có kiến thức chuyên sâu về hàm hay Excel;
  • Thiếu intelligence để phân biệt data type (loại dữ liệu) của từng cột (số, text,…). Trong một số trường hợp các database được format data type từ trước, việc thiếu intelligence để phân biệt data type có thể dẫn đến rủi ro người dùng điền sai nhưng không được báo lỗi, khiến cơ sở dữ liệu trở nên rối hơn.

Tổng kết lại, Airtable vẫn là 1 công cụ hiệu quả để lưu trữ và thao tác dữ liệu. Ưu điểm nội bật của Airtable là sự thân thiện với người dùng non-technical và khả năng tùy chỉnh. Tuy nhiên, tùy vào từng tập đối tượng mà Airtable cũng tồn tại những hạn chế riêng biệt. Do đó, người dùng cần nắm rõ mục đích và yêu cầu sử dụng để lựa chọn công cụ thích hợp.

Xem thêm: Khi low-code/no-code dần được ưa chuộng

Về chúng tôi: NAUCode – cùng làm sản phẩm một cách thông minh