Notion là một ứng dụng no-code quen thuộc với nhiều người dùng, dùng để ghi chú và quản lý dự án, và được thiết kế để tạo ra một không gian làm việc nhóm hiệu quả, nhanh chóng và tiện lợi. Với câu quote nổi bật “One workspace. Every team”, Notion tạo ra một môi trường làm việc online hiệu quả mà tất cả thành viên trong team có thể truy cập được. Hơn nữa, ứng dụng này cho phép người dùng lưu giữ mọi thứ bạn cần chỉ ở một nơi – dễ truy cập và quản lý. Một điểm nổi bật nữa của Notion nằm ở giao diện thân thiện, dễ tuỳ chỉnh một cách cá nhân hoá và linh hoạt trong mục đích sử dụng.

Notion đích thực là một ứng dụng tuyệt vời, nhưng tất nhiên không thể đáp ứng được mọi nhu cầu với mục đích khác nhau. Thực tế mà nói, ứng dụng này vẫn tồn tại những điểm hạn chế khiến nó chưa phải là lựa chọn lý tưởng nhất với một số nhóm người dùng. Nếu bạn đang cân nhắc Notion cùng với các ứng dụng khác, hãy cùng tìm hiểu qua với NAUCode để có lựa chọn phù hợp nhất nhé!

Notion không hỗ trợ làm việc ngoại tuyến

Điểm cần lưu ý đầu tiên là Notion không thực sự hỗ trợ người dùng làm việc hoàn toàn trực tuyến. Bản chất là một ứng dụng dựa trên web (web-based), Notion yêu cầu người dùng phải có kết nối internet để truy cập, tạo file hay chỉnh sửa tài liệu. Điều này đi ngược lại hoàn toàn với tuyên bố của Notion về một ứng dụng chỉnh sửa được ngoại tuyến.

Thực tế, bạn vẫn có thể chỉnh sửa tài liệu trên Notion ngoại tuyến, nhưng với điều kiện là trước tiên bạn phải mở trang trực tuyến, sau đó bạn mới có thể tiếp tục chỉnh sửa trang tài liệu đó ngoại tuyến – điều mà không phải lúc nào người dùng cũng làm được. Vì vậy, hạn chế này thực sự bất tiện với những ai quá bận rộn để thực hiện thao tác đó, hay cần làm việc ngoài trời hoặc ở điều kiện không tiện kết nối mạng thường xuyên và dài ngày.

Mua subscription nếu muốn ghi chú lâu dài

Hầu hết người dùng tìm đến một ứng dụng ghi chú sẽ ưu tiên dung lượng lưu trữ mà nó cho phép để có thể lưu lại các tài liệu quan trọng và bản take note cần thiết trong thời gian dài. Và với người dùng miễn phí, đáng tiếc là Notion không thể đáp ứng được điều đó. Thực tế, Notion chỉ cung cấp 1000 khối (block) cho người dùng sử dụng gói miễn phí, và số block đó có thể nhanh chóng sử dụng hết chỉ với một tài liệu nhiều dòng. Điều đáng lưu ý là 1 khối của Notion sẽ tương ứng với 1 gạch đầu dòng hoặc 1 hình ảnh hay thậm chí là 1 hàng trong bảng.

So sánh với các ứng dụng quen thuộc khác như google drive hay google keep, bộ nhớ hạn chế dễ khiến người dùng chưa có đủ trải nghiệm với Notion để sẵn sàng chi trả cho subcription với mục đích lưu trữ nhiều tài liệu và biến Notion trở thành người bạn đồng hành trong công việc hàng ngày. Vì vậy, nếu bạn là người hay ghi chú và muốn sắp xếp tài liệu gọn gàng trên Notion, chắc chắn bạn sẽ cần mua subscription để sử dụng lâu dài và không lo lắng về bộ nhớ có hạn.

Notion cho phép ít quyền kiểm soát hơn đối với dữ liệu

Sẽ thật tuyệt nếu ứng dụng không chỉ cho phép bạn ghi chú dễ dàng, mà còn có thể lưu và chỉnh sửa một cách nhanh chóng và ngay lập tức khi bạn cần. Đó là sự tự do kiểm soát với dữ liệu của mình mà chúng ta đang nói đến, và Notion không đáp ứng được điểm này.

Thứ nhất, vì Notion là ứng dụng ghi chú dựa trên web nên người dùng cần kết nối internet như đã đề cập. Do đó, mỗi khi bạn muốn thêm một ý tưởng mới, hay ghi chú nhanh nội dung họp, nhưng không kết nối mạng thì bạn không thể làm điều đó. Bạn chỉ có thể tạm lưu ở phần mềm khác và sao chép lại vào Notion sau khi có mạng trở lại.

Thứ hai, người dùng không thể lưu trữ tài liệu ngoại tuyến trong thiết bị của mình để truy cập bất cứ khi nào có nhu cầu. Chẳng hạn như bạn đang hoàn thiện một tài liệu nào đó và nhớ ra cần lấy thêm thông tin từ ghi chú trên Notion, nhưng bạn lại không thể truy cập vì mất kết nối mạng và ảnh hưởng đến tiến độ công việc của bạn.

Hạn chế của Notion khi tải tệp xuống

Với người dùng cá nhân, Notion hỗ trợ 03 định dạng tệp khi tải về là pdf, HTML và CSV. Điểm giới hạn đầu tiên của Notion là chỉ cho phép tải các trang con (subpage) cho doanh nghiệp, người dùng cá nhân không được cung cấp tính năng đó. Nếu muốn thêm, bạn cần phải nâng cấp lên tài khoản doanh nghiệp để được sử dụng, và không phải lúc nào cũng phù hợp với nhu cầu của người dùng cá nhân

Một hạn chế nữa của Notion là sự sai lệch về định dạng tệp sau khi xuất. Hãy tưởng tượng người dùng phải mất rất nhiều thời gian để tùy chỉnh Notion theo ý họ, nhưng tệp được xuất ra trông khác với những gì họ đã tạo theo cách tệ hơn. Hơn nữa, người dùng cũng không thể mở các liên kết mà họ gắn vào văn bản trên các tệp đã xuất

Đọc thêm: Xu hướng dân chủ hoá công nghệ và sự trỗi dậy của Low Code và No-Code (LCNC)

Về chúng tôi: NAUCode – Đối tác tư vấn sản phẩm LCNC